Subsidieoproep Digitale Transformatie Congresvenues

Een lege congreszaal

Jouw contactpersoon

De coronapandemie heeft een enorme impact gehad op de congres- en eventindustrie in Vlaanderen. Het traditionele format van meetings, events en congressen is onder druk komen te staan en de vereisten om op internationaal niveau mee te concurreren zijn op korte tijd sterk veranderd. Toerisme Vlaanderen is ervan overtuigd dat digitale transformatie een congresvenue op innovatieve wijze kan helpen onderscheiden, en biedt de sector via deze subsidieoproep de nodige ruggensteun.

De aanvraag voor steun, van indiening tot beoordeling

  • Er werden in totaal 16 aanvragen ingediend
  • De aanvragers werden allen uitgenodigd voor een pitchmoment. Ze kregen de kans om hun project via een korte presentatie aan het beoordelingsteam voor te stellen. 
  • De aanvragen werden beoordeeld aan de hand van de beoordelingscriteria. De maximaal haalbare score bedroeg 100 punten. Daarbij werd beoordeeld in welke mate de projecten aan de maatregelen en doelstellingen van de oproep bij zullen dragen. De haalbaarheid van de projecten werd ook onder de loep genomen. De projecten werden gerangschikt naar behaalde score. 

Finaal komen 12 steunaanvragers voor een totaal bedrag van 750 000 euro aan steun in aanmerking.

Begunstigden congresvenues 2023

Kennisgeving steun

Alle aanvragers ontvingen een bericht over de toekenning of weigering van steun. De aanvragers die steun toegekend kregen, ontvingen ook de handleiding voor begunstigden.

Beroep indienen

Werd jouw aanvraag niet geselecteerd en kan je je niet in de beslissing tot weigering van steun vinden, dan kan je een beroep indienen bij de Raad van State. Volg hierbij de indieningswijze en -termijnen van deze beroepsmogelijkheid:

  • Het verzoekschrift moet, gedateerd en ondertekend, vergezeld worden van het vereiste aantal eensluidend verklaarde afschriften en van een afschrift van de bestreden beslissing en bevat 
    • het opschrift 'verzoekschrift tot nietigverklaring' (als het niet eveneens een vordering tot schorsing bevat); 
    • de naam, hoedanigheid en woonplaats of zetel van de verzoekende partij, en in voorkomend geval, de gekozen woonplaats;
    • het voorwerp van het beroep en een uiteenzetting van de feiten en de middelen; 
    • de naam en het adres van de verwerende partij.
  • De termijn voor het indienen van een beroep bij de Raad van Statebedraagt 60 dagen vanaf de datum van kennisgeving. Op hetzelfde ogenblik als je het verzoekschrift indient, stuur je een kopie daarvan ter informatie aan Toerisme Vlaanderen. Je mag je hierbij laten vertegenwoordigen of bijstaan door een advocaat. Het verzoekschrift moet je, 
    • ofwel per post aangetekend versturen naar de griffie van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 te 1040 Brussel, 
    • ofwel indienen via de elektronische procedure. 
  • In toepassing van artikel 19, tweede lid, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State kan de aanvrager tegen deze beslissing een verzoekschrift tot nietigverklaring bij de Raad van State indienen.

Toekenning en uitbetaling steun

In totaal werden 12 aanvragen goedgekeurd. Die aanvragers ontvingen een kennisgevingsbrief met het bedrag van de toegekende steun. Het voorschot van 30% werd binnen 2 maanden na kennisgeving gestort.

Nadat het voorschot van 30% volledig verantwoord is, kan je een of meerdere betalingsaanvragen, vergezeld van de nodige verantwoordingsstukken (facturen, betalingsbewijzen), indienen via het digitaal subsidieloket om (een schijf van) het saldo van de subsidie te laten uitbetalen.

Elke kost moet je verantwoorden aan de hand van een factuur en bijbehorend betalingsbewijs (rekeninguittreksel bank of print digitaal betalingsbewijs). Personeelskosten kunnen enkel verantwoord worden aan de hand van de individuele jaarrekening. Verzamel alle verantwoordingsstukken en lijst ze chronologisch op in het model uitgavenstaat volgens factuurdatum.

Raadpleeg de handleiding voor begunstigden voor meer informatie en een uitgebreid stappenplan:

Handleiding voor begunstigden congresvenues

Rapportage

Halfjaarlijks rapporteer je over de voortgang van de realisatie van je project: de eerste keer tegen 1 mei 2024 en de tweede keer tegen 1 november 2024. De rapportage wordt via het digitaal subsidieloket ingediend.

De inhoudelijke en financiële eindrapportage gebeurt volgens een specifiek sjabloon en stuur je in na de realisatie van het project.